Khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra định kỳ, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ – chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động, mà còn hạn chế tối đa rủi ro về xử phạt và truy thu thuế.
Dưới đây là 7 loại hồ sơ quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện trước khi đoàn kiểm tra thuế làm việc.
1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Đây là nhóm hồ sơ nền tảng, thể hiện tính hợp pháp của doanh nghiệp và người đại diện pháp luật.
Bao gồm:
-
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD)
-
Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng
-
Mẫu dấu, thông báo tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế ban đầu
Mục đích: Cơ quan thuế đối chiếu tư cách pháp nhân, người chịu trách nhiệm và tính hợp lệ của doanh nghiệp.
2. Hồ sơ kế toán – tài chính
Bao gồm:
-
Sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký chung
-
Báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-
Quyết toán thuế và bảng cân đối tài khoản
Mục đích: Kiểm tra tính trung thực, sự khớp đúng giữa báo cáo kế toán và tờ khai thuế đã nộp.
3. Hóa đơn – chứng từ mua bán
Bao gồm:
-
Hóa đơn đầu ra, đầu vào
-
Hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất – nhập kho
-
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn > 20 triệu đồng)
Mục đích: Đối chiếu chi phí hợp lệ, doanh thu và thuế VAT đầu vào – đầu ra.
4. Hồ sơ nhân sự – tiền lương
Bao gồm:
-
Hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công
-
Quyết định tăng lương/thưởng, chứng từ chi trả lương
-
Hồ sơ đóng BHXH, thuế TNCN
Mục đích: Kiểm tra chi phí nhân công có thực tế, hợp pháp và trùng khớp dữ liệu BHXH.
5. Hồ sơ tài sản cố định – công cụ dụng cụ
Bao gồm:
-
Biên bản bàn giao, hóa đơn mua tài sản
-
Bảng tính khấu hao, sổ theo dõi công cụ dụng cụ (CCDC)
-
Quyết định thanh lý hoặc điều chuyển nếu có
Mục đích: Kiểm tra chi phí khấu hao, tính hợp lý và đúng định mức kế toán.
6. Hồ sơ ngân hàng – tiền mặt
Bao gồm:
-
Sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu – chi
-
Sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ/có
Mục đích: Đối chiếu dòng tiền thực tế, đảm bảo không có dấu hiệu “doanh thu ảo – chi phí ảo”.
7. Hồ sơ thuế – khai báo
Bao gồm:
-
Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN
-
Báo cáo tài chính đã nộp, biên lai nộp thuế
-
Hồ sơ hoàn thuế (nếu có)
Mục đích: Là cơ sở đối chiếu trực tiếp với dữ liệu quản lý thuế của cơ quan chức năng.
Lưu ý quan trọng trước khi thanh tra thuế
Doanh nghiệp nên tự rà soát nội bộ tối thiểu 3 năm gần nhất để đảm bảo:
-
Số liệu báo cáo tài chính khớp với tờ khai thuế
-
Hóa đơn, chứng từ hợp lệ – hợp lý – hợp pháp
-
Hồ sơ thanh toán không có dấu hiệu giao dịch ảo
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp làm việc với đoàn thanh tra nhanh gọn, minh bạch, đồng thời thể hiện tính tuân thủ và chuyên nghiệp trong quản trị tài chính.
CÔNG TY TNHH TMDV GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ BÌNH MINH – Phần mềm quản lý bán hàng Kiotsoft, nhà cung cấp thiết bị quét mã vạch, máy POS chính hãng…
Hotline: Mr.Sơn: 0918.197.769 – Ms Tân: 0913.275.369 FB: https://www.facebook.com/kiotsoftvn/
Quý khách vui lòng liên hệ số hotline hoặc truy cập vào trang web binhminhpos.com để biết thêm thông tin chi tiết. Hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
