Trong ngành công nghiệp khách sạn cạnh tranh, việc áp dụng công nghệ để quản lý vận hành là yếu tố then chốt để thành công. Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp các cơ sở lưu trú tối ưu hóa hoạt động, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn top 10 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hoặc có bản dùng thử tốt nhất hiện nay, đồng thời phân tích chi tiết để bạn có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định phù hợp nhất.
1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn (PMS – Property Management System) là một hệ thống phần mềm được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các khách sạn, nhà nghỉ, homestay và các cơ sở lưu trú khác trong việc quản lý và vận hành các hoạt động hàng ngày. PMS giúp tự động hóa các tác vụ, từ đặt phòng, nhận/trả phòng, quản lý buồng phòng, đến quản lý khách hàng, tài chính và báo cáo.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?
- Tiết kiệm chi phí: Đối với các cơ sở lưu trú nhỏ, việc sử dụng phần mềm miễn phí có thể giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
- Trải nghiệm trước khi quyết định: Bản dùng thử hoặc phiên bản miễn phí cho phép bạn trải nghiệm các tính năng của phần mềm trước khi quyết định đầu tư vào phiên bản trả phí.
- Tối ưu hóa hoạt động: Ngay cả phiên bản miễn phí cũng có thể giúp bạn quản lý đặt phòng, khách hàng và các hoạt động cơ bản một cách hiệu quả hơn.
2. Top 10 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hoặc có bản dùng thử tốt nhất
Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hoặc có bản dùng thử tốt nhất hiện nay, được đánh giá dựa trên tính năng, độ dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng:
2.1. Kiotsoft
- Ưu điểm: Giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, phù hợp với nhiều loại hình cơ sở lưu trú, từ khách sạn nhỏ đến khu nghỉ dưỡng lớn.
- Tính năng nổi bật: Quản lý đặt phòng, nhận/trả phòng, quản lý buồng phòng, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, quản lý kho, báo cáo doanh thu, tích hợp kênh OTA.
- Bản dùng thử: Có – 30 ngày
- Giá: Liên hệ để được báo giá.
2.2. Sky Hotel
- Ưu điểm: Quản lý toàn diện hoạt động khách sạn, từ đặt phòng đến báo cáo, phù hợp với khách sạn từ 1 đến 5 sao.
- Tính năng nổi bật: Quản lý tình trạng phòng, sơ đồ phòng, nhật ký đặt phòng, quản lý kho, quản lý chi phí, báo cáo hoạt động kinh doanh.
- Bản dùng thử: 10 ngày miễn phí.
- Giá: Từ 200.000đ/tháng
2.3. Tcsoft Hotel
- Ưu điểm: Thiết kế để quản lý các mô hình nhà nghỉ, khách sạn, homestay nhỏ, giao diện trực quan, dễ sử dụng.
- Tính năng nổi bật: Quản lý thu chi, công nợ, quản lý tình trạng phòng, biểu đồ thống kê, quản lý đặt phòng cho khách đoàn/lẻ.
- Bản dùng thử: Có.
- Giá: Gói Professional từ 8.000đ/phòng/tháng.
2.4. KiotViet Hotel
- Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng quản lý bán hàng, phù hợp với nhiều loại hình cơ sở lưu trú.
- Tính năng nổi bật: Quản lý đặt phòng, nhận/trả phòng, quản lý buồng phòng, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng, báo cáo doanh thu.
- Bản dùng thử: 7 ngày miễn phí.
- Giá: Từ 6.000đ/ngày sau thời gian dùng thử.
2.5. Sophia PMS
- Ưu điểm: Hỗ trợ giao diện tiếng Anh và tiếng Việt, phù hợp với mô hình chuỗi khách sạn, nhà nghỉ, spa.
- Tính năng nổi bật: Quản lý lịch đặt phòng, tìm kiếm thông tin khách hàng, hiển thị trạng thái phòng, tích hợp quản lý dịch vụ từ các điểm bán hàng POS, báo cáo doanh thu.
- Bản dùng thử: 4 tuần miễn phí.
- Giá: Gói Standard từ 1.500.000đ/năm.
2.6. EzCloudhotel
- Ưu điểm: Giải pháp quản lý toàn diện cho khách sạn từ nhỏ đến lớn, có thể kiểm soát hoạt động ngay cả khi không có internet.
- Tính năng nổi bật: Đặt phòng, quản lý đặt phòng, quản lý buồng phòng, quản lý chuỗi khách sạn, báo cáo, tính tiền theo giờ/ngày/tuần/tháng.
- Bản dùng thử: 7 ngày miễn phí.
- Giá: Liên hệ để được báo giá.
2.7. Ohotel
- Ưu điểm: Áp dụng công nghệ mới giúp quản lý khách sạn, nhà nghỉ tối ưu, tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Tính năng nổi bật: Quản lý từ xa, nhận/trả phòng nhanh chóng, hỗ trợ đa nền tảng, cập nhật thông tin phòng trống theo thời gian thực, quản lý kho hàng, báo cáo thống kê.
- Bản dùng thử: Liên hệ để được dùng thử.
- Giá: Liên hệ để được báo giá.
2.8. Faceworks
- Ưu điểm: Tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng, phân chia đối tượng theo hạng phòng, giá phòng, lưu và đánh giá phản hồi khách hàng.
- Tính năng nổi bật: Quản lý thông tin khách hàng, cung cấp tính năng cho lễ tân, quản lý phòng theo trạng thái màu sắc, quản lý kho vật tư, lưu đánh giá của khách hàng, quản lý công nợ, báo cáo.
- Bản dùng thử: Có.
- Giá: Liên hệ để được báo giá.
2.9. Fotel
- Ưu điểm: Quản lý khách sạn, nhà nghỉ có quy mô từ nhỏ đến lớn, đầy đủ các chức năng.
- Tính năng nổi bật: Quản lý đặt phòng, quản lý hồ sơ khách, nhận/trả phòng, quản lý chuỗi khách sạn, theo dõi tài chính, tích hợp tổng đài tính cước điện thoại, quản lý tiết kiệm điện.
- Bản dùng thử: Có.
- Giá: Gói cơ bản 2.000.000đ/năm.
2.10. NewWay PMS
- Ưu điểm: Quy trình và công nghệ hiện đại dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý cho khách sạn.
- Tính năng nổi bật: Quản lý từ xa, cung cấp tính năng cho lễ tân, quản lý và chăm sóc khách hàng, nhận/trả phòng, báo cáo, hỗ trợ đa ngôn ngữ.
- Bản dùng thử: Liên hệ để được dùng thử.
- Giá: Liên hệ để được báo giá
3. Lời khuyên khi chọn phần mềm quản llý
- Xác định nhu cầu: Trước khi lựa chọn phần mềm, hãy xác định rõ nhu cầu quản lý của cơ sở lưu trú của bạn. Bạn cần những tính năng gì? Quy mô của bạn là bao nhiêu? Ngân sách của bạn là bao nhiêu?
- Dùng thử: Hãy tận dụng các bản dùng thử miễn phí để trải nghiệm các tính năng của phần mềm. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn trực quan và đánh giá khách quan về phần mềm.
- So sánh: So sánh các tính năng, ưu nhược điểm và giá cả của các phần mềm khác nhau để đưa ra lựa chọn tốt nhất.
- Đọc đánh giá: Tham khảo đánh giá của những người đã sử dụng phần mềm để có thêm thông tin và kinh nghiệm.
- Hỗ trợ khách hàng: Đảm bảo phần mềm bạn chọn có hỗ trợ khách hàng tốt để bạn có thể được giúp đỡ khi gặp vấn đề.
Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và doanh thu của cơ sở lưu trú. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt nhất. Chúc bạn thành công!
