Chuỗi cung ứng “hình mẫu” của 7-Eleven

Phức tạp nhưng hiệu quả

7-Eleven bắt đầu đưa quy trình bổ sung sản phẩm tươi sống hằng ngày, bao gồm thực phẩm, bánh ngọt và rau củ … trên phạm vi cả nước từ những năm 1994. Ngay khi triển khai, 7-Eleven đã chú tâm xây dựng một quá trình lên đơn hàng phức tạp và một mạng lưới phân phối cực kỳ chi tiết có khả năng giảm thiểu số thời gian và số lần di chuyển giữa nhà phân phối và điểm bán lẻ cuối cùng.

Một trong những điểm nổi bật của mô hình này là các nhà kho phân phối tập trung. Chịu sự phản đối kịch liệt bởi các nhà cung cấp trong thời gian đầu vì không ai muốn hàng hóa mình bị “đè” bởi những thương hiệu khác, nhưng 7-Eleven với cam kết về tính chuyên nghiệp đã dần thuyết phục được những đối tác “cứng đầu” này.

Để cung cấp những thông tin chuẩn xác nhất, mỗi quản lý cửa tiệm 7-Eleven đều sở hữu một hệ thống đặt hàng và báo cáo tồn kho, tất cả sẽ được cập nhật lên máy chủ tập đoàn vào 10 sáng mỗi ngày và ngay lập tức hàng hóa bổ sung sẽ được chở đến ngay trong ngày.

Đằng sau “hậu trường”, hệ thống quản lý tập trung của 7-Eleven luôn tập hợp tất cả đơn hàng trong một khu vực, chuyển thông tin về kho hàng cũng như các đơn vị cung cấp thực phẩm tươi sống và sẽ nhanh chóng nhận được hàng hóa cần thiết trong vòng vài tiếng sau đó.

Để làm được điều này, mỗi khi máy tính tiền quét một mã sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như bánh sandwich, salad hay bánh ngọt, tất cả thông tin sẽ được chuyển về các nhà cung cấp để chuẩn bị. Đa phần sản phẩm sẽ được sản xuất và giao ngay trong ngày thông qua hệ thống xe tải của 7-Eleven.

Nhưng việc tập trung phân phối cũng đem lại không ít rủi ro, nhất là khi hàng hóa rất dễ bị hư hỏng nếu được bảo quản không tốt. Để loại bỏ rủi ro này, nhà kho tập trung của 7-Eleven luôn yêu cầu nhân viên tuân thủ một loạt quy định khắt khe khi tiếp xúc với sản phẩm, ngoài ra thì nhiệt độ cũng được quản lý sát sao trong suốt quá trình chuẩn bị, phân loại và vận chuyển. Đối với những thực phẩm nhạy cảm với nhiệt độ, xe chở hàng trang bị điều hòa được sử dụng để đảm bảo chất lượng tốt nhất.

7-Eleven vượt qua nhiều đối thủ khác trên thị trường khi cung cấp sản phẩm ăn liền và bánh mì được sản xuất ngay trong ngày. Nhưng sản phẩm tươi lúc nào cũng đi kèm với hạn sử dụng, chẳng hạn như tất cả bánh donut sẽ được làm chỉ vài giờ trước khi được đưa lên kệ, nhưng đến cuối ngày, những sản phẩm không bán được sẽ bị vứt bỏ thẳng tay.

Một chuyên gia nhận định: “Hệ thống cửa hàng tiện lợi luôn cần một chuỗi cung ứng nhanh nhạy để đáp ứng nhu cầu thực phẩm tươi sống của khách hàng. Chẳng hạn như sữa tươi, 7-Eleven tự tin có tốc độ từ nơi vắt sữa đến kệ trưng bày ngắn nhất, nếu như khách hàng chỉ còn 7 ngày sử dụng nếu mua sữa tươi tại các nhà bán lẻ khác, 7-Eleven với chuỗi cung ứng của mình có thể cung cấp khách hàng 14 ngày trước khi hết hạn sử dụng.”

Hệ thống phân phối này được phát triển bởi niềm tin vào triết lý “quản lý là người phục vụ” của CEO Joe DePinto, khi ông luôn quan niệm rằng quản lý phải là người hỗ trợ công cuộc bán hàng của nhân viên, quản lý phải đảm bảo từng chuyến xe luôn đầy ắp những sản phẩm cần thiết nhất, đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời gian cần thiết.

Hệ thống đặt hàng

Một trong những điểm khác biệt của chuỗi cung ứng 7-Eleven là hệ thống đặt hàng của mỗi cửa tiệm. Nhiệm vụ của quản lý cửa tiệm mỗi ngày là đếm số lượng hàng đang có, kiểm tra hạn sử dụng và đánh dấu những sản phẩm đang dưới mức an toàn. Tất cả đều theo một bộ quy chuẩn chung cho toàn bộ hệ thống nhằm đảm bảo thông tin mà quản lý cửa hàng cung cấp hoàn toàn không mang tính chủ quan.

Hệ thống đặt hàng còn dựa vào doanh thu trong quá khứ để cung cấp dự báo bán hàng cho từng cửa tiệm riêng biệt.

Được thiết kế để dễ dàng sử dụng, giảm thiểu tối đa tình trạng “cháy hàng” và cung cấp cho nhân viên nhiều thời gian để làm việc khác. Chỉ cần nghiêm túc tuân thủ quy trình mà 7-Eleven đặt ra, hệ thống này sẽ đảm bảo hiệu quả hoạt động tối ưu nhất cho mỗi cửa tiệm.

Loại bỏ sai sót

Chuỗi cung ứng phức tạp cũng đồng nghĩa với việc sai sót con người sẽ có khả năng xảy ra. Các trung tâm phân phối đã được đầu tư tự động hóa nhưng nhiều công đoạn vẫn cần làm thủ công. Nhân viên bốc xếp phải phân loại hàng hóa từ nhà cung cấp vào những thùng hàng và những lộ trình khác nhau, với số lượng và sản phẩm cũng khác nhau nốt.

Chính vì thế, 7-Eleven cung cấp cho những nhân viên phân loại hàng một hệ thống cung cấp chỉ dẫn bằng âm thanh, mỗi người nhân viên sẽ đeo hệ thống này vào tai và làm theo hướng dẫn, không còn phải vừa nhìn vào giấy, vừa xếp bằng tay dẫn đến sai sót. Sản phẩm nào cần được bỏ vào thùng hàng cụ thể nào luôn được đọc trực tiếp vào tai nhân viên.

7-Eleven còn đầu tư một khoản tiền lớn vào hệ thống Chuỗi cung ứng khi cập nhật hệ thống phân tích và dự báo thu mua vào từng kho hàng. Những kho hàng giờ đây có thể dự đoán được số lượng hàng mà từng cửa tiệm 7-Eleven có thể cần trong từng ngày cụ thể, để từ đó sắp xếp nhân sự và lên đơn hàng cho phù hợp.

Tập đoàn 7-Eleven còn nghiêm túc nhìn nhận tầm quan trọng của những chủ sở hữu, là người trực tiếp ảnh hưởng tới kết quả chuỗi cung ứng, 7-Eleven luôn giúp những đối tác này hiểu được sự ảnh hưởng to lớn của họ đến toàn hệ thống.

Ngay khi trở thành quản lý một cửa tiệm, 7-Eleven sẽ đích thân huấn luyện từng chủ cửa hàng về những công việc hằng ngày, hướng dẫn đặt hàng sao cho tuân thủ với quy định của công ty và giới thiệu sơ lược về bộ máy vận hành của cả tập đoàn.

7-Eleven còn đưa việc huấn luyện đối tác lên một tầm cao mới khi khuyến khích họ chơi một trò mô phỏng công việc đặt hàng của chuỗi cung ứng và những ảnh hưởng của nó. Thông qua trò chơi này, tất cả đối tác 7-Eleven không chỉ nhận ra được vị trí của mình trong tập đoàn mà còn thấu hiểu được trách nhiệm của những bên còn lại để cùng xây dựng một thương hiệu thống nhất.