Từ năm 2025, việc triển khai hóa đơn điện tử tiếp tục là bước đi mạnh mẽ trong quá trình chuyển đổi số của ngành thuế Việt Nam. Đặc biệt, hộ kinh doanh nhỏ lẻ – nhóm thường ít tiếp cận công nghệ – cần nắm rõ các quy định mới để tránh vi phạm, đảm bảo hoạt động kinh doanh thuận lợi và minh bạch.
1. Hộ kinh doanh nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo lộ trình của Tổng cục Thuế, từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được mở rộng tới các hộ kinh doanh cá thể, kể cả các hộ không kê khai thuế theo quý. Cụ thể:
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên sẽ thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Các hộ có đăng ký kinh doanh nhưng không thường xuyên phát sinh hóa đơn vẫn cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử để sẵn sàng sử dụng khi cần.
Lưu ý: Các hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để tăng tính chuyên nghiệp và uy tín trong giao dịch.
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nhỏ
Nhiều hộ kinh doanh cho rằng hóa đơn điện tử là “rườm rà”, nhưng thực tế lại mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm chi phí: Không tốn tiền in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.
- Thuận tiện quản lý: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu, kiểm tra lại lịch sử bán hàng.
- Tăng độ tin cậy với khách hàng: Có thể gửi hóa đơn nhanh qua Zalo, email, QR code, tạo sự chuyên nghiệp.
- Tránh rủi ro bị phạt do làm mất hóa đơn giấy hoặc ghi sai thông tin.
3. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
Để đảm bảo việc triển khai hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ trong năm 2025, hộ kinh doanh nhỏ lẻ cần chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng từ lựa chọn phần mềm đến tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là các bước không thể bỏ qua:
3.1. Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử là bước quan trọng đầu tiên. Hộ kinh doanh nên ưu tiên các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế cấp phép, có đội ngũ hỗ trợ rõ ràng và phần mềm phù hợp với nhu cầu nhỏ lẻ. Nên chọn các phần mềm:
- Giao diện dễ dùng, không cần quá nhiều thao tác phức tạp
- Có thể tích hợp với thiết bị di động hoặc máy bán hàng sẵn có
- Hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh, có mã của cơ quan thuế
3.2. Đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn
Sau khi lựa chọn phần mềm, hộ kinh doanh cần:
- Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử
- Khai báo mẫu hóa đơn và gửi thông báo phát hành lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Chỉ được phép phát hành hóa đơn sau khi có xác nhận từ cơ quan thuế
3.3. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và thiết bị
Dù không cần đầu tư máy móc đắt tiền, hộ kinh doanh vẫn cần có thiết bị kết nối internet ổn định, như điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính có trình duyệt. Đồng thời, đảm bảo:
- Có email hoặc Zalo để gửi hóa đơn điện tử cho khách
- Thiết bị hoạt động ổn định, không bị gián đoạn trong quá trình xuất hóa đơn
3.4. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Hộ kinh doanh nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện đơn giản, dễ thao tác và phù hợp với mô hình nhỏ lẻ. Một số yếu tố cần cân nhắc:
- Có tích hợp sẵn mã cơ quan thuế (không cần chữ ký số)
- Hỗ trợ xuất hóa đơn trực tiếp từ điện thoại hoặc máy tính bảng
- Cho phép gửi hóa đơn qua Zalo, email, QR code
- Tự động lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng
Các phần mềm như KiotSoft, Sapo, MISA, EasyInvoice… thường được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh nhỏ và được Tổng cục Thuế cấp phép.
3.5. Tuân thủ đúng quy định pháp luật
Hộ kinh doanh cần nắm rõ một số nguyên tắc bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử:
- Không được xuất lùi ngày hóa đơn
- Không xuất hóa đơn cho hàng hóa/dịch vụ không có thật
- Lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn quy định (tối thiểu 10 năm)
- Đảm bảo hóa đơn đã ký số hoặc có mã xác thực của cơ quan thuế mới hợp lệ
3.6. Có quy trình xử lý sự cố và sao lưu dữ liệu
Trong trường hợp hệ thống gặp sự cố (mất mạng, mất điện), cần:
- Có phương án sao lưu dữ liệu định kỳ
- Lưu trữ song song bản PDF hoặc XML hóa đơn
- Thường xuyên kiểm tra lại hệ thống phần mềm để kịp thời cập nhật phiên bản mới
3.7. Cập nhật thông tin chính sách thuế thường xuyên
Chính sách về hóa đơn điện tử có thể tiếp tục thay đổi trong thời gian tới. Do đó, hộ kinh doanh cần:
- Theo dõi thông báo từ cơ quan thuế địa phương
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm để được cập nhật quy định mới
- Không sử dụng các mẫu hóa đơn cũ hoặc phần mềm chưa được cập nhật
4. Một số lưu ý quan trọng
- Không được sử dụng lại hóa đơn giấy nếu đã đăng ký hóa đơn điện tử.
- Cần xuất hóa đơn đúng thời điểm bán hàng, không được ghi lùi ngày hoặc xuất chậm so với thời gian thanh toán.
- Trường hợp sai sót thông tin hóa đơn, có thể lập hóa đơn điều chỉnh, nhưng cần thực hiện đúng quy định.
Năm 2025 sẽ là mốc quan trọng đánh dấu việc đồng bộ hóa công nghệ trong lĩnh vực thuế, đặc biệt đối với hộ kinh doanh cá thể. Việc chuẩn bị sớm và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành dễ dàng, tránh vi phạm, nâng cao uy tín và tiết kiệm chi phí.
Nếu bạn đang là hộ kinh doanh và chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tìm đến các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.
