Từ năm 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh cá thể sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Thay vì phải thao tác thủ công, sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp hộ kinh doanh đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Vậy phần mềm này là gì? Lợi ích ra sao? Và nếu không dùng thì hộ kinh doanh sẽ gặp rắc rối gì? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1- Tổng quan nghị định Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hoá đơn điện tử
Nghị định 70/2025/NĐ-CP là văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025. Nghị định này mang đến một số thay đổi quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, cũng như các quy định về việc sử dụng và quản lý hóa đơn.
Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối với cơ quan thuế.
Quy định về việc ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử:
Đối tượng người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử được mở rộng, bao gồm cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp, đơn vị có thể lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua.
Bãi bỏ một số quy định về hóa đơn, chứng từ:
Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng bãi bỏ một số quy định không còn phù hợp trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Quy định về thời điểm lập hóa đơn:
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định cụ thể cho từng trường hợp, như xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần cập nhật thông tin và chủ động áp dụng các quy định mới để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
2. Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử là giải pháp quản lý toàn diện, cho phép hộ kinh doanh:
- Quản lý bán hàng, tồn kho, doanh thu, công nợ
- Tự động xuất hóa đơn điện tử ngay khi hoàn tất đơn hàng
- Gửi hóa đơn qua Zalo, email hoặc in cho khách dễ dàng
- Đồng bộ dữ liệu doanh thu với hệ thống thuế
Tất cả được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, không cần chuyển đổi giữa nhiều hệ thống khác nhau.
Một số nhà cung cấp phần mềm bán hàng tích hợp hoá đơn điện tử phổ biến:
- KiotSoft: Phù hợp cho hộ kinh doanh nhỏ, cửa hàng bán lẻ, chi phí hợp lý, dùng trọn đời.
- MISA eShop
- Sapo POS
- Viettel Sale
- Suno POS, POS365…
Các đơn vị này đều có phần mềm tích hợp sẵn chứng thư số, mã hóa đơn, lưu trữ dữ liệu và hỗ trợ cài đặt tận nơi.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử
3.1. Đồng bộ dữ liệu – tiết kiệm thời gian
Toàn bộ thông tin bán hàng, hàng hóa, giá bán, thuế suất được tự động đồng bộ vào hóa đơn. Không cần nhập tay, không sai sót, giảm 70–80% thời gian thao tác.
3.2. Tuân thủ pháp luật, dễ quản lý
- Hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế
- Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, đối chiếu khi cần thanh kiểm tra
- Báo cáo thuế rõ ràng, minh bạch
3.3 Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín
- In hóa đơn hoặc gửi điện tử nhanh chóng cho khách hàng
- Tăng niềm tin trong giao dịch, nhất là với khách hàng doanh nghiệp hoặc bán hàng online
3.4. Quản lý toàn diện trên một nền tảng
- Theo dõi doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tồn kho theo ngày/tháng
- Giúp hộ kinh doanh quản lý hiệu quả mà không cần sổ sách thủ công
4. Nếu không dùng phần mềm bán hàng, hộ kinh doanh sẽ phải làm gì?
Nếu không sử dụng phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh vẫn có thể thực hiện thủ công, nhưng sẽ phải:
- Đăng nhập cổng thuedientu.gdt.gov.vn để tạo từng hóa đơn bằng tay
- Tự nhập thông tin khách hàng, sản phẩm, đơn giá, thuế suất từng dòng
- Tự tải, lưu trữ, gửi hóa đơn cho khách
- Quản lý dữ liệu hóa đơn, báo cáo bán hàng trên file Excel riêng biệt
Hạn chế:
- Dễ sai sót, nhầm lẫn thông tin
- Tốn thời gian, mất công nhập liệu lặp đi lặp lại
- Khó kiểm soát doanh thu, hàng hóa, tồn kho
- Dễ bị phạt nếu sai thông tin hoặc không kịp gửi hóa đơn đúng hạn
Đây chính là lý do mà phần mềm tích hợp luôn là lựa chọn thông minh hơn, đặc biệt khi các quy định về thuế ngày càng chặt chẽ.
Phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử là giải pháp toàn diện giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định của Nhà nước, Quản lý bán hàng và hóa đơn dễ dàng, đồng bộ và Nâng cao hiệu quả kinh doanh và hình ảnh chuyên nghiệp.
Nếu bạn là hộ kinh doanh đang cần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hãy bắt đầu bằng việc chọn một phần mềm bán hàng phù hợp, có hỗ trợ tích hợp và tư vấn triển khai từ A–Z.
