Từ năm 2025, Theo nghị định 70/2025/NĐ-CP là văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025. Vì vậy, việc triển khai hóa đơn điện tử không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn mà còn bắt buộc với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ. Tuy nhiên, quá trình này không hề phức tạp như nhiều người nghĩ. Chỉ cần thực hiện đúng theo hướng dẫn dưới đây, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, tiết kiệm và đúng quy định.
1. Hộ kinh doanh nào cần dùng hóa đơn điện tử?
Theo quy định của Tổng cục Thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối với cơ quan thuế. .
- Các hộ còn lại được khuyến khích sử dụng để nâng cao minh bạch, dễ quản lý và tiết kiệm chi phí.
2. Lợi ích của việc dùng hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ
- Xuất hóa đơn nhanh chóng chỉ trong vài thao tác trên điện thoại hoặc máy tính
- Tăng uy tín với khách hàng nhờ quy trình bán hàng chuyên nghiệp
- Dễ quản lý doanh thu, thuế, tồn kho và báo cáo kinh doanh
3. Quy trình triển khai hóa đơn điện tử từ A–Z
Bước 1: Chuẩn bị thiết bị và kết nối Internet
Chỉ cần một trong các thiết bị sau: điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc laptop có kết nối mạng. Không cần đầu tư máy móc phức tạp.
Bước 2: Chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
Hộ kinh doanh nên chọn các phần mềm:
- Được Tổng cục Thuế cấp phép
- Có giao diện dễ dùng
- Hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh, có mã cơ quan thuế
- Có thể gửi hóa đơn qua Zalo, email, QR code
- Có gói dịch vụ giá rẻ hoặc dùng trọn đời
Một số nhà cung cấp hoá đơn điện tử phổ biến: MISA (Misa -einvoice), Viettel (S-invoice), VNPT (VNPT Invoice), Mobifone (MobiFone Invoice), EasyInvoice…
Bước 3: Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử
- Truy cập website: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng ký tài khoản với mã số thuế của hộ kinh doanh
- Xác thực thông tin qua email/OTP theo hướng dẫn
Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi đã có phần mềm:
- Tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn lên cổng thông tin của cơ quan thuế
- Đợi xác nhận phê duyệt (thường trong 1–3 ngày làm việc)
Bước 5: Bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
- Xuất hóa đơn trực tiếp khi bán hàng
- Gửi cho khách qua Zalo, email hoặc in nếu khách cần
- Tự động lưu trữ bản hóa đơn (file XML hoặc PDF)
Bước 6: Quản lý và lưu trữ hóa đơn đúng quy định
- Lưu hóa đơn tối thiểu 10 năm (có thể dùng phần mềm hỗ trợ lưu trữ)
- Định kỳ sao lưu dữ liệu
- Trường hợp sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy trình
4. Một số lưu ý quan trọng
- Không sử dụng hóa đơn giấy song song nếu đã chuyển sang hóa đơn điện tử
- Không được ghi lùi ngày hóa đơn hay xuất khi chưa có giao dịch thực tế
- Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có mã của cơ quan thuế
5. KiotSoft.com đồng hành cùng hộ kinh doanh
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu hoặc không rành về công nghệ, đừng lo! Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như KiotSoft luôn có đội ngũ tư vấn, hỗ trợ cài đặt tận nơi hoặc từ xa, giúp bạn triển khai chỉ trong 30 phút.
Việc triển khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không phức tạp, nếu bạn nắm đúng quy trình và chọn đúng phần mềm. Bắt đầu từ hôm nay để kinh doanh chuyên nghiệp, minh bạch và đúng pháp luật!
